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SAP Collaboration Projects

 

Unterstützung von Groupware durch Awareness

Annette Haeussler, SAP AG – 12/09/2002

English version

Je weiter die räumliche und zeitliche Entkopplung in der Zusammenarbeit von Personen voranschreitet, desto deutlicher wird es, was für eine wichtige Rolle die soziale Interaktion spielt. In einer Applikation, welche die Zusammenarbeit von Teams unterstützt (Groupware), ist es wichtig den Anwendern einen Raum zu geben, der ihnen eine möglichst lebensnahe Form der Zusammenarbeit ermöglicht. Es reicht dabei nicht aus, den Anwendern lediglich Zugriff auf verschiedene Arbeitsgegenstände anzubieten. Müssen verschiedene Personen beispielsweise an einem Dokument arbeiten, ist es unerlässlich, dass sie wissen, ob gerade eine andere Person an einer neuen Version arbeitet. Ziel ist es das kooperative Geschehen und die Aktivitäten in der Gruppe wahrzunehmen. Konzepte, um die Informationen über kooperativen Geschehens und der Aktivitäten in der Gruppe dem Einzelnen in der Arbeit mit dem System sichtbar zu machen, findet man in der englischsprachigen Fachliteratur unter dem Begriff (group) awareness.

 

Begriffsklärung ‚Awareness'

Der Begriff awareness beinhaltet dabei sowohl eine wahrnehmende Komponente, als auch ein Verstehen des Wahrgenommenen. Dourish und Belotti definieren daher awareness als "an understanding of the activities of others, which provides a context of your own activity" [Dou92]. Awareness ermöglicht also dem Individuum, aktuelle Informationen oder Ereignisse, die durch die Anwesenheit, Aktivitäten und Verfügbarkeit von Personen und Veränderungen an Objekten ausgelöst werden, wahrzunehmen und das eigene Handeln darauf abzustimmen.

 

Beispiel für den Wert einer Unterstützung der Gruppenwahrnehmung

Es ist jedoch in vielen Groupware-Systemen häufig sogar nicht nur schwer, sondern unmöglich festzustellen welche Personen sich in dem gleichen Arbeitsbereich aufhalten, wo sie sich aufhalten und was sie gerade tun. Dies liegt zum einen daran, dass die Groupware-Systeme nur einen Bruchteil der Awareness-Informationen abbilden können, die in einem Face-To-Face Arbeitsbereich vorhanden sind. Zum anderen liegt es in der Natur der Anwendung, dass eine Interaktion in einem elektronischem Arbeitsbereich viel weniger Informationen generiert, als Aktionen in einem realen Arbeitsbereich. Und schließlich präsentieren die meisten Groupware-Systeme nicht einmal alle, wenn auch nur begrenzt vorhandenen, Awareness-Informationen, die dem System zur Verfügung stünden.

Das Problem lässt sich an folgendem Beispiel verdeutlichen. Ein shared whiteboard-System ermöglicht das gemeinsame Arbeiten zweier Personen an dem gleichen Bild. Die Änderungen beider Personen werden jeweils auf die Maschine des anderen übertragen, so dass beide Arbeitsbereiche das gleiche Objekt enthalten. Wenn für beide die Möglichkeit des Scrollens besteht, können die beiden Personen trotzdem verschiedene Teilansichten haben, und nur ein geringer Teil ihrer Sicht tatsächlich überlappt, wie Abbildung 1 verdeutlicht. Von einer tatsächlichen Wahrnehmung der Aktivität des anderen kann man hier kaum sprechen.

Scrollbares Whiteboard

Abbildung 1: Scrollbares Whiteboard

Jede noch so kleine zusätzliche Information über die Aktionen der anderen Person wäre hier der Verbesserung der Zusammenarbeit dienlich. Abbildung 2 illustriert beispielhaft, wie ein gemeinsames Verständnis des Gesamtzusammenhangs extrem erleichtert wird, wenn beide Personen die Handlungen des anderen wahrnehmen können und ihre eigenen darauf abstimmen.

Scrollbares Whiteboard mit minimaler Verbesserung der Wahrnehmungs-Funktion

Abbildung 2: Scrollbares Whiteboard mit einer minimalen Verbesserung der Wahrnehmungs-Funktion

Die Wahrnehmung des Handels anderer ist also notwendig, um gemeinschaftliche Arbeit zu koordinieren, wirkungsvollen Gebrauch der geteilten Betriebsmittel zu erlauben, und spontane Kommunikation zu unterstützen.

 

Grundelemente von Awareness

Gutwin [Gut01] beschreibt verschiedene Grundelemente von Awareness (vgl. Abbildung 3).

Kategorie
Awareness-Elemente
Entscheidende Fragen
Wer? Anwesenheit Befindet sich jemand im Arbeitsbereich?
Identität Wer nimmt teil? Wer ist das?
Autorschaft Wer macht das?
Was? Aktion Was machen die anderen?
Absicht Was ist das Ziel der Aktion?
Objekt An welchem Objekt arbeiten die anderen?
Wo? Ort Wo arbeiten die anderen?
Blickrichtung Wohin schauen die anderen?
Ansicht Was können die anderen sehen?
Reichweite Auf was haben sie Zugriff?

 

Abbildung 3: Awareness-Elemente bezogen auf die Gegenwart (nach Gutwin [Gut01])

Teilnehmer an Face-to-Face-Aktivitäten haben (bewusst oder unbewusst) Awareness über all diese Grundelemente. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Entwickler alle Elemente gleich behandeln sollte. Zwei Faktoren haben Einfluss auf die Entscheidung welche Elemente wie behandelt werden sollten. Zum einen zeigt der Grad der Interaktion an einer Aktivität zwischen den Teilnehmern, wie spezifisch oder allgemein die Information an der Benutzerschnittstelle sein muss. Zum anderen, ist die Dynamik des Elementes (wie oft sich Information ändert) ein Indikator dafür, wie oft die Schnittstelle auf den neusten Stand gebracht werden soll.

 

Filterung von Awareness-nformation

Einem Anwender sämtliche zur Verfügung stehende Awareness-Informationen zu präsentieren, würde diesen mit sehr vielen für ihn irrelevanten Informationen belasten. Für einen Mitarbeiter ist es beispielsweise irrelevant von 1000 Mitarbeitern zu wissen, dass sie gerade online sind, wenn ihn tatsächlich nur ein bestimmter Kollege interessiert, den er noch etwas fragen möchte. Deshalb ist es nötig, geeignete Möglichkeiten zur Filterung der Awareness-Informationen zu schaffen.

Wahl der subjektiven Wichtigkeit von Awareness-Information

Den Anspruch des einzelnen Benutzers an die Awareness-Informationen eines Systems, die er zur Erledigung seiner Arbeit benötigt, nennt man Kopplungsgrad. Nicht jeder Anwender hat die gleichen Anforderungen an die Wahrnehmungsinformationen in einem Groupware-System. Nicht nur aus der Sicht des Arbeitsablaufes, sondern auch je nach persönlichen Präferenzen können diese sehr unterschiedlich sein. Man unterscheidet zwischen gekoppelter und ungekoppelter Awareness. Erstere richtet sich nach dem aktuellen Fokus des Anwenders auf die Arbeit. Dabei wird er über diejenigen Ereignisse informiert, die für seine aktuelle Aufgabe von Bedeutung sind. Ungekoppelte Awareness hingegen liefert Awareness-Informationen unabhängig von der gegenwärtigen Position im Arbeitsbereich oder in der Aufgabe des Anwenders.

Rodden erklärt in einem Awareness-Modell die Abhängigkeiten der Benutzer in einem geteilten Arbeitsbereich mit einer räumlichen Metapher in Form eines virtuellen Treffpunkts [Rod94, Rod96]. In diesem Modell beschreibt der Begriff Nimbus den Ort, an dem sich ein Benutzer in dem Arbeitsbereich befindet (dies können auch mehrere sein). Focus beschreibt hingegen den Ort, auf den der Benutzer schaut. Nimbus und Focus eines Benutzers in einem Arbeitsbereich können dazu benutzt werden, um zu beschreiben wie und ob sich Anwender überhaupt gegenseitig wahrnehmen. Die Intensität der Wahrnehmung, die der Benutzer A in Bezug auf einen anderen Benutzer B hat, kann durch den Grad der Deckung zwischen Nimbus A/Focus A und Nimbus B/Focus B beschrieben werden. Abbildung 4 stellt das Nimbus/Focus-Modell grafisch dar.

Nimbus/Focus-Modell

Abbildung 4: Nimbus/Focus-Modell

Die Art des Ereignisses, sowie dessen Auswirkungen auf die eigene Arbeit und den Zeitpunkt des Auftritts des Ereignisses sind kritische Faktoren für die sinnvolle Benachrichtigung über Ereignisse in Groupware-Systemen. Eine Kopplung von Personen an zu viele oder an die falschen Ereignisse führt zu unnötigen Unterbrechungen im Arbeitsfluss und/oder Informationsüberladung. Ein zu geringer Kopplungsgrad kann seinerseits zu Missverständnissen führen. Daher sollte ein Groupware-System nicht nur über Ereignisse informieren, sondern auch dem Anwender die Kontrolle darüber geben, über welche Ereignisse er informiert werden möchte. Dazu muss der Anwender vorher spezifizieren können, welche (für ihn subjektiv wichtigen) Ereignisse ihm gemeldet werden sollen, um einen für ihn optimalen Grad an Kopplung und Awareness zu realisieren.

Wahl der Darstellungsintensität

Abhängig von der subjektiven Wichtigkeit können die Anwender über neue Ereignisse auf unterschiedliche Weise informiert werden. Aktuelle Informationen über wichtige Änderungen können beispielsweise sehr deutlich, durch eine pop-up Meldung dargestellt werden. Weniger wichtige Ereignisse, die aber ebenfalls für den Anwender von Interesse sind, können stattdessen schwächer erscheinen, beispielsweise durch das Ändern der Farbe eines Icons oder durch eine kurze Meldung in der Statusleiste. Es sind die verschiedensten Darstellungsmöglichkeiten denkbar, deren Einsatz sich nach dem damit zu erreichenden Zweck richtet.

Im allgemeinen steigt die Wahrnehmungswahrscheinlichkeit mit der Benachrichtigungsintensität. Eine Sonderstellung haben dabei akustische Signale. Bei ihnen ist die Wahrnehmungswahrscheinlichkeit trotz eher geringer Intensität recht hoch. Die Nachteile von akustischen Signalen sind jedoch, dass sich das Signal nicht eindeutig einem bestimmten Ereignis zuordnen lässt, da verschiedene Applikationen akustische Signale verwenden können. Zudem werden durch akustische Signale andere Kollegen im gleichen Raum gestört. Und schliesslich werden Menschen mit Hörschwächen diese vielleicht überhaupt nicht wahrnehmen können. Akustische Signale werden daher häufig mit anderen Formen der Benachrichtigung verknüpft und sind üblicherweise auch ausschaltbar.

 

Filterung von Awareness-Information

Technisch besteht die Bereitstellung von Awareness-Informationen aus drei getrennten, jedoch voneinander abhängigen Schritten. Zunächst werden die Informationen gesammelt, anschließend verteilt und im dritten Schritt müssen die Informationen dargestellt werden. Der gesamte Prozess des Zur-Verfügung-Stellens von Awareness-Informationen funktioniert nur, wenn alle Schritte durchlaufen werden.

Jeder dieser Schritte kann als Informations-Filter dienen, indem er die Informationen aufbereitet, die aus dem vorhergehenden Schritt zur Verfügung stehen. Denn nicht alle Informationen, die vorhanden sind, müssen tatsächlich auch gesammelt, verteilt oder dargestellt werden.

Ein Anwender kann sowohl eine Ereignisquelle als auch eine Ereignissenke sein. Produziert er etwa Änderungen in einem System, die anderen mitgeteilt werden, ist er eine Ereignisquelle. "Konsumiert" er stattdessen Ereignisse, die andere ausgelöst haben, dann ist er eine Ereignissenke.

Möchte der Anwender von ihm ausgehende Ereignisse filtern, so spricht man von Privatsphäre. Möchte er nur über bestimmten Ereignisse informiert werden, die andere ausgelöst haben, geht es um die Individualisierbarkeit oder Personalisierung.

Filterung der Statusinformationen an der Ereignissenke (Individualisierbarkeit)

Meist möchte der Anwender nicht über jedes mögliche Ereignis (Anmelden jedes einzelnen Kollegen, Änderung jedes einzelnen Dokumentes etc.) informiert werden. Er möchte stattdessen auswählen, welche Informationen für ihn zum aktuellen Zeitpunkt von Interesse sind (wie etwa über die Anmeldung eines Kollegen, der ihm weiterhelfen kann oder ein für ihn wichtiges Dokument, das aktualisiert wurde).

Um dies zu realisieren benötigt der Anwender flexible Möglichkeiten, nach seinem persönlichen Interesse über Ereignisse informiert zu werden. Dazu zählt auch, dass sowohl die Art des Ereignisses, als auch die Art der Darstellung sowie der Kopplungsgrad frei wählbar sein muss.

Filterung an der Ereignisquelle (Privatsphäre)

Ohne einen Filter an der Ereignisquelle, würden alle Informationen, die einen Anwender und seine Aktionen betreffen allen, die es wünschen, zur Verfügung gestellt. Dies bietet zwar der Ereignissenke die größtmögliche Transparenz, ist jedoch nicht unbedingt im Sinn des Anwenders an der Ereignisquelle, dessen Privatsphäre damit quasi ungeschützt ist. Der Konflikt zwischen dem Wunsch nach Verfügbarkeit aller relevanter Informationen und der Wahrung der Privatsphäre führt oft zu einer Gratwanderung. Um dem Anwender den bestmöglichen Schutz bieten zu können, muss ihm persönlich an der Ereignisquelle die Möglichkeit gegeben werden persönliche Daten nur von ihm ausgewählten Personen oder Personenkreisen zur Verfügung zu stellen. Des weiteren sollte für ihn ständig erkennbar sein, wer aktuell welche seiner persönlichen Daten in welchem Umfang einsehen kann.

 

Zusammenfassung: Awareness-Unterstützung durch Groupware

Die unstrukturierte Darstellung aller Informationen ohne Unterscheidung der subjektiven Wichtigkeit, kann wie bereits erläutert zu einem Informationsüberfluss führen.

Der Schutz der Privatsphäre als eine der Hauptschwierigkeiten bei der Umsetzung von Awareness-Funktionalitäten erfordert ebenfalls flexible Filtermöglichkeiten. Denn die Menschen lassen sich nicht gerne über die Schulter schauen und teilen nicht gerne alle persönlichen Informationen mit allen Menschen im gleichen Maße.

Es ist wichtig, dass der Benutzer weiß und bestimmen kann, was andere von ihm sehen. Daher sollte die Steuerung über die Informationen, die andere von ihm erhalten, dem Benutzer überlassen werden. Zum Schutz der Anwender ist es dabei von großer Bedeutung, dass auch mit der Anwendung ungeübte Anwender, die Filter leicht und intuitiv bedienen können.

 

Literaturverzeichnis

 

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